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Die Zukunft der Rechnungen
Warum Sie jetzt auf
E-Rechnung umsteigen sollten.
Ab 2025 ist die E-Rechnung Pflicht. Mit der epostbox sind Sie für alle Formate (ZUGFeRD, XRechnung etc.) bestens gerüstet.
Die Zukunft der Rechnungen
So einfach Funktioniert es
Die epostbox-Plattform ist eine webbasierte Anwendung, Sie können also bequem jederzeit und von überall auf Ihre Inhalte zugreifen. Ihre eingegebenen Daten liegen auf einem Cloud-Server Stuttgart, der die strengen deutschen Datenschutzgesetze erfüllt.
E-Rechnung kurz und knapp
E-Rechnung: Einfach. Digital. Klar.
Eine E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, die auf einem strukturierten Datenformat basiert, wie beispielsweise XML bei der X-Rechnung, wodurch sie maschinenlesbar ist.
Für elektronische Rechnungen gelten dieselben rechtlichen Vorgaben wie für Papierrechnungen in Bezug auf Inhalt und Aufbewahrungsfristen. Der entscheidende Unterschied ist die elektronische Übermittlung und automatisierte Verarbeitung der Daten, wodurch der gesamte Prozess von der Rechnungserstellung bis zur Zahlung digital erfolgt.
Gesetzliche Pflichten auf einen Blick
Alles, was Sie wissen müssen
Die Zukunft der Rechnungen
Das sind ihre Benefits
- Zeit sparen: Schneller Versand und Empfang physische Wege
- Kosten senken: Kein Papier, Druck oder Porto
- Effizienz steigern: Automatisierte Prozesse und weniger Fehler
- Nachhaltig unterwegs: Umweltfreundlich durch Papierverzicht
- Bessere Nachverfolgbarkeit: Einfaches Archivieren und Abrufen
- Gesetzeskonform: Erfüllt alle rechtlichen Anforderungen
- Sicherheit: Geschützte, verschlüsselte Übertragung
- Zugänglichkeit: Jederzeit und überall verfügbar.
E-Rechnung
Frequently Asked Questions
Was bedeutet die Norm EN 16931?
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Die DIN EN 16931 ist eine europaweit gültige Norm, die die grundlegenden Bestandteile einer elektronischen Rechnung präzise definiert. Ihr Ziel ist es, den grenzüberschreitenden Austausch von Rechnungen zu standardisieren und zu vereinfachen, indem sie ein einheitliches Rechnungsformat vorgibt.
Welche E-Rechnungsformate gibt es?
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E-Rechnungsformat ZUGFeRD 2.x
ZUGFeRD ist ein modernes Rechnungsformat, das das Beste aus beiden Welten vereint: einen menschenlesbaren PDF-Ausdruck und einen maschinenlesbaren XML-Anhang. Dadurch ermöglicht es eine einfache visuelle Überprüfung sowie eine automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten. ZUGFeRD-Rechnungen müssen unverändert aufbewahrt werden, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
E-Rechnungsformat XML
XML-Rechnungsformate dienen als einheitliche Sprache für elektronische Rechnungen. Sie legen die Struktur und den Inhalt einer Rechnung präzise fest, sodass diese von verschiedenen IT-Systemen problemlos gelesen und verarbeitet werden können. Dies ermöglicht einen effizienten und automatisierten Austausch von Rechnungen zwischen Geschäftspartnern.
CII (Cross Industry Invoice) und UBL (Universal Business Language) sind XML-basierte Standards für die elektronische Rechnungsstellung. CII wird insbesondere im ZUGFeRD-Format eingesetzt, während UBL eine breitere Anwendung findet, unter anderem im Peppol-Netzwerk. Beide Standards definieren eine einheitliche Struktur für elektronische Rechnungen und ermöglichen so einen nahtlosen Austausch zwischen verschiedenen IT-Systemen.
Die Struktur enthält Kernelemente wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Informationen
zu Verkäufer und Käufer, Steuerinformationen und Details zu den verkauften Waren oder
Dienstleistungen.
Ab wann gilt die Verpflichtung zur E-Rechnung?
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Ab dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen mit Sitz in Deutschland in der Lage sein, ERechnungen
zu empfangen. Der Versand von E-Rechnungen wird ab dem 01.01.2025 ebenfalls
grundsätzlich für alle Unternehmen zur Pflicht, allerdings gibt es Übergangsregelungen.
Welche Übergangsregelungen gibt es?
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Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung wird schrittweise eingeführt. Ab 2025 entfällt der Vorrang der Papierrechnung, sodass Unternehmen auch elektronische Rechnungen versenden dürfen. Bis Ende 2026 besteht jedoch noch eine Übergangsfrist für Papierrechnungen. Andere elektronische Formate wie PDF sind nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig. Ab 2027 müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 Euro im B2B-Bereich ausschließlich elektronische Rechnungen ausstellen. Für kleinere Unternehmen gilt diese Pflicht ab 2028.
Was ist nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen
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Die E-Rechnungspflicht gilt nicht für steuerfreie Lieferungen und Leistungen, Kleinbetragsrechnungen
unter 250 Euro Brutto und Fahrausweise.
Welche Übertragungskanäle gibt es?
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Die gesetzliche Regelung enthält keine Vorgaben zum Übermittlungsweg von E-Rechnungen.
Die Übertragung kann z.B. per E-Mail, PEPPOL oder über Portale erfolgen
Was ist das Peppol-Netzwerk?
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Die Abkürzung PEPPOL steht für ‚Pan-European Public Procurement OnLine‘. Dieses Netzwerk bietet eine sichere und standardisierte Infrastruktur für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten, wie beispielsweise E-Rechnungen, sowohl innerhalb Deutschlands als auch europaweit.
Betrifft die E-Rechnungspflicht auch Rechnungsempfänger im Ausland?
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Die in Deutschland geltende E-Rechnungspflicht gemäß Wachstumschancengesetz bezieht sich ausschließlich auf Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen (B2B) innerhalb Deutschlands. Die EU-weite Initiative ViDA hingegen zielt auf die Harmonisierung des elektronischen Rechnungsverkehrs innerhalb der Europäischen Union ab. Rechnungen mit Unternehmen außerhalb der EU unterliegen weiterhin den jeweiligen länderspezifischen Bestimmungen.
Ab wann gilt eine E-Rechnung als empfangen?
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Wenn zwischen Geschäftspartnern der E-Rechnungsversand vereinbart ist, gilt die E-Rechnung
als zugegangen, sobald sie in der Mailbox des Empfängers oder seines Providers abrufbar
gespeichert ist.
Welche E-Rechnungstypen gibt es?
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Die europäische Norm EN 16931 definiert eine Vielzahl von Rechnungstypen, darunter Rechnungen, Teilrechnungen, Schlussrechnungen, Gutschriften und Rechnungskorrekturen. Bemerkenswert ist, dass die Norm sowohl die klassische Rechnungsstellung durch den Leistungserbringer als auch alternative Modelle wie die Abrechnung durch den Leistungsempfänger (Gutschrift) oder die Rechnungsstellung durch Dritte zulässt.
Kann ich eine PDF als E-Rechnung versenden?
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Nein. Im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU handelt es sich bei der E-Rechnung um einen
strukturierten Datensatz. Eine PDF-Datei ist unter diesen Anforderungen keine E-Rechnung.
Welche Aufbewahrungsfrist gibt es bei E-Rechnungen?
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Für elektronische Rechnungen gelten dieselben Aufbewahrungspflichten wie für Papierrechnungen.
Nach § 14 b des UstG müssen Rechnungen 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
Kontakt
Kaiserdamm 29
14057 Berlin
Tel: +49 30 3199 265 50 – 0
E-Mail: service@epostbox.de
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